KI-gestützte Automatisierung: So optimieren wir europaweite Ausschreibungen für Architektenbüros

Die Erstellung europaweiter Ausschreibungen ist ein zentraler Bestandteil im öffentlichen und privaten Beschaffungswesen. Für Architekturbüros wie die AURA GmbH, die sich auf die Gestaltung moderner Arbeitswelten spezialisiert haben, ist dieser Prozess jedoch mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden. Strikte Fristen, komplexe Vorgaben und ein hoher manueller Aufwand erhöhen das Fehlerrisiko und ziehen die Prozesse in die Länge. Um diesen Hürden zu begegnen, hat die Aura GmbH gemeinsam mit dem Mittelstand-Digitalzentrum Franken ein spannendes Digitalisierungsprojekt gestartet: Die Automatisierung europaweiter Ausschreibungsprozesse mithilfe von KI

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Künstliche Intelligenz den Ausschreibungsprozess optimieren kann, welche Ergebnisse erzielt wurden und welche Potenziale für die Zukunft bestehen.

Ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess

Wie in der Abbildung zu sehen, ist der Ausschreibungsprozess für Büroeinrichtungen äußerst arbeitsintensiv und besteht aus mehreren Teilbereichen. Besonders fehleranfällig sind die manuelle Erfassung von Stückzahlen aus Grundrissen und die Übertragung von Daten zur Erstellung eines sogenannten Mengengerüsts, die bisher oft durch „Copy-and-Paste“-Methoden erfolgte. Auch die Neutralisierung herstellerspezifischer Informationen, die essenziell für die Einhaltung der Wettbewerbsneutralität ist, stellt eine Herausforderung dar.

Automatisierung mithilfe Künstlicher Intelligenz

Im Projekt wurde ein zentraler Fokus auf die Automatisierung der aufwendigsten Schritte gelegt. Dabei kamen moderne Technologien wie Sprachmodelle und Python-Skripte zum Einsatz.

Mithilfe von Python und vortrainierten Sprachmodellen ist es gelungen, technische Daten aus PDF-Dokumenten zu extrahieren, herstellerspezifische Formulierungen zu neutralisieren und in standardisierte Templates zu übertragen. In einem weiteren Schritt könnten die Vorbeschriebe durch schematische 3D-Darstellungen aus Planungstools wie pCon.Planner ergänzt werden, indem diese über eine API Schnittstelle an diese Pipeline angebunden wird.

Darüber hinaus wurden die bisher manuell erstellten Mengengerüste automatisiert, indem Produktdaten aus dem Warenwirtschaftssystem extrahiert, neutralisiert und in ein Excel-Template integriert wurden. Dieser Ansatz sparte nicht nur Zeit, sondern eliminierte auch potenzielle Fehler durch manuelle Kopiervorgänge.

Während der Explorationsphase des Projekts wurde zudem deutlich, dass der Einsatz von Künstlicher Intelligenz nicht in jedem Fall notwendig ist. Statt fehleranfällige KI-Methoden wie Object Detection zur Erfassung von Stückzahlen zu verwenden, zeigte sich, dass die Python-API von AutoCAD eine präzisere und effizientere Alternative bietet. Durch den direkten Zugriff auf die Metadaten der Grundrisse konnten die Stückzahlen zuverlässig extrahiert werden – ein ressourcenschonender und zugleich genauerer Ansatz.

Wohin führt der Weg?

Das Projekt hat nicht nur gezeigt, wie Künstliche Intelligenz und Automatisierung bestehende Prozesse verbessern können, sondern auch viele Perspektiven für die Zukunft eröffnet:

Integration von APIs: Die Anbindung von Schnittstellen zu Cloud-Lösungen, Planungstools und Warenwirtschaftssystemen könnte die Automatisierung weiter vorantreiben und redundante Arbeitsschritte eliminieren.
KI-gestützte Grundrissanalysen: In zukünftigen Projekten könnte KI genutzt werden, um Grundrisse automatisch zu analysieren und Lageparameter von Möbelstücken zu erfassen. Dies würde die Planung und Bedarfsanalyse weiter verbessern.
Web-Scraping und Cloud-Anbindungen: Die automatisierte Erfassung von Daten aus Herstellerwebsites oder digitalen Plattformen könnte den Prozess noch effizienter gestalten und die Datenbasis erweitern.

Fazit

Das Projekt zeigt, wie digitale Technologien die Art und Weise verändern können, wie wir europaweite Ausschreibungen bearbeiten. Die Kombination aus Automatisierung, Künstlicher Intelligenz und benutzerfreundlicher Software schafft nicht nur mehr Effizienz, sondern reduziert auch Fehler und administrative Hürden. Jedoch ist eine gezielte Abwägung immer erforderlich, um – wie man so schön sagt – nicht mit Kanonen auf Spatzen zu schießen.

Wenn Sie mehr über unser Digitalisierungsprojekt erfahren möchten, schauen Sie gerne in unsere Projektdokumentation oder nehmen Sie an unserem KI Stammtisch am 15.05.2025 teil, um live mehr über die Ergebnisse zu erfahren.

Ansprechpartnerin

Sprachtechnologien

Sandra Nuißl

E-Mail: sandra.nuissl@hs-ansbach.de

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